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"Do, or don’t do. There is no try!" (Hazlo o no lo hagas, pero no lo intentes) Yoda a Luke
 
Consejos para presentar
Nota:
- Traducida de http://www.garrreynolds.com/Presentation/index.html
- Esta traducción tiene el único objetivo de hacer comprensible la información que aparece en la página mencionada, no ser una buena traducción ni ser un buen texto en español.
- No copie este texto, por favor, enlácelo. Para ello existe el "Enlace permanente" al pie del artículo.

1 ORGANIZACIÓN Y PREPARACIÓN

1.1 Comience con el objetivo en mente
Antes incluso de que usted abra PowerPoint, siéntese y realmente piense en el día de su presentación. ¿Cuál es el propósito verdadero de su charla? ¿Por qué le han pedido que hable? ¿Qué audiencia espera? ¿En su opinión, cuáles son las partes más importantes del asunto, las que quiere que la audiencia se lleve en una charla de, por ejemplo, 50 minutos? Recuerde, incluso si le han pedido compartir información, que raramente la mera transferencia de la información es un objetivo satisfactorio desde el punto de vista de la audiencia. Después de todo, la audiencia podrían siempre leer su libro (o el artículo, el folleto, el etc.) si la mera transmisión informativa era el único propósito de la reunión, seminario, o presentación formal.

1.2 Conozca su audiencia tan bién como sea posible
Antes de que usted comience a formular el contenido de su presentación, usted necesita hacerse muchas preguntas básicas con el objetivo de ser el mejor presentador posible ésa audiencia en particular. Por lo menos, usted necesita contestar a las preguntas básicas
• ¿Quién es la audiencia? ¿Cuál es su base? ¿Cuánta información de base sobre su asunto puede usted asumir que traen a la presentación?
• ¿Cuál es el propósito del acontecimiento? ¿Es para inspirar? ¿Están buscando la información práctica concreta? ¿Desean más conceptos y teoría más bien que consejo?
• ¿Por qué le pidieron hablar? ¿Cuáles son las expectativas respecto a usted?
• ¿Dónde es? Descubra todo que usted puede sobre la localización y logística del lugar.
• ¿Cuándo es? ¿Tiene usted bastante tiempo de prepararse? ¿Qué hora del día? Si hay otros presentadores, cuál es la orden (siempre voluntario a ir primero o último, por cierto). ¿Qué día de la semana? Todo esto importa.

1.3 Contenido, contenido, contenido
No importa cómo de grande sea su presentación, o cómo de profesionales e impactantes sean sus medios visuales, si su presentación no se basa en contenido sólido, usted no puede tener éxito. No me entienda mal, no estoy diciendo que un gran contenido sólo garantice el éxito. Casi nunca lo hace. El contenido excelente es una condición necesaria, pero no suficiente. Pero su preparación de la presentación comienza con el contenido sólido (apropiado para su audiencia) con el que usted entonces construye en una historia ganadora que le haga conectar con su audiencia.

Cuidado: Aunque estoy acentuando la importancia del contenido, también le pido que ahorre a su audiencia una "descarga de datos." Una descarga de los datos -- demasiado común desafortunadamente -- es cuando un presentador abarrota de información la charla sin hacer el esfuerzo de conseguir que la información o los datos sean aplicables a los asistentes. Una descarga de los datos también ocurre cuando los datos y la información no se parecen coherentes con la información anterior de la presentación. Casi parece a veces que el presentador está presumiendo, o más probablemente, está simplemente asustado de que si no cuenta la "historia entera" dando toneladas de datos, la audiencia no entenderá el mensaje.

No caiga en la trampa de pensar para que su audiencia entiendan algo, usted debe contarles todo. Lo que nos lleva a la idea de la simplicidad.

1.4 Manténgalo simple
Simple no significa estúpido. Francamente, el pensamiento de que la simplificación es estúpida es, bien, "estúpido." Simple puede ser dificil para el presentador, pero será apreciado por la audiencia. La simplicidad necesita más premeditación y planificación por su parte porque usted tiene una tarea árdua pensando qué incluir y qué se puede dejar fuera. ¿Cuál es la esencia de su mensaje? Ésta es la pregunta esencial que usted necesita preguntarse durante la preparación de su presentación. He aquí un ejercicio simple:

EJERCICIO:

¿Si su audiencia pudiera recordar solamente tres cosas sobre su presentación, qué querría usted que fuera?

(1)__________
(2)__________
(3)__________

1.5 Delimitar el contenido
Sugiero que usted comience su planeamiento en "modo análogo." Es decir, sumergirse inmediatamente en PowerPoint (o el programa que use), los mejores presentadores esbozan sus ideas y objetivos con lápiz y papel. Personalmente, utilizo una pizarra grande en mi oficina para esbozar mis ideas (cuando estaba en Apple, convertí una pared entera en una pizarra blanca!). El método de la pizarra blanca funciona para mi y con él me siento desinhibido y con más libertad para ser creativo. Puedo también dar un paso atrás (literalmente) e imaginarme como lo que he esbozado puede fluir lógicamente cuando entre en juego PowerPoint. También anoto los puntos clave y ensamblo una estructura y un contorno, puedo dibujar las ideas rápidas para las representaciones visuales tales como gráficos o fotografías que aparecerán más adelante en el PowerPoint. Aunque puede utilizar tecnología digital cuando haga su presentación, el discurso y el hecho de conectar con una audiencia -- persuadir, vender, o informar -- es claramente analógico.

Cliff Atkinson en su libro 2005, "Beyond Bullet Points" señala agudamente que comenzar a crear una presentación en PowerPoint antes de que tenga sus puntos clave y el flujo lógico resueltos (en de papel o en pizarra en mi caso) es como si un director de cine contratara a os actores y empezara a rodar la película antes de tener el guión.

Más sobre "planificación analógica"
Utilizo generalmente un cuaderno y una pluma (o una pizarra blanca si hay espacio suficiente) para crear un storyboard rupestre. Encuentro que el acercamiento analógico estimula mi creatividad un poco más. Ningún software puede conseguirlo de la misma manera y así puedo ver fácilmente cómo irá el flujo. Dibujo las imágenes de muestra que puedo utilizar para apoyar un aspecto particular, por ejemplo, un gráfico de tarta aquí, una foto allí, quizás un gráfico de línea en esta sección etcétera. Usted puede pensar que ésta es una pérdida de tiempo: ¿por qué no entrar en PowerPoint y crear sus imágenes allí para que no tenga que hacerlo dos veces? Bien, si intentara crear un storyboard en PowerPoint, sería realmente lento pues tendría que constantemente ir de la visión normal a la vista de resumen de diapositivas a ver la foto completa. El acercamiento analógico (papel o pizarra blanca) para esbozar mis ideas y crear un storyboard simple ayuda a consolidar y simplificar el mensaje en mi cabeza. Entonces tengo mucho más fácil el presentar esas ideas en PowerPoint. Incluso generalmente no tengo que mirar la pizarra o el cuaderno cuando estoy en PowerPoint, porque el proceso analógico dejo una imagen visual clara de cómo quería que fluyera el contenido. Echo un vistazo a mis notas para acordarme de las representaciones visuales que pensé usar en ciertos puntos y entonces voy a iStockphoto.com o a mi propia biblioteca de imágenes comunes de alta calidad a encontrar la imagen perfecta.

1.6 Tenga un sonido, una estructura clara
Tome una página del manual de presentación de McKinsey: la estructura de la presentación es de una importancia suprema. Sin ella, su estilo, presentación maravillosa y grandes recursos visuales de soporte quedan desinflados. Si usted se tomó tiempo en el primer paso de delimitar sus ideas y de ordenarlas de manera lógica, entonces su pensamiento debe estar muy claro. Usted puede visualizar la lógica del contenido y el flujo de la presentación. Si sus ideas no están claras primero, será imposible diseñar la estructura apropiada más adelante cuando usted cree las representaciones visuales y/o los documentos de soporte. Su audiencia necesita ver adonde va. Y no es bastante simplemente con tener "agenda" o "mapa de ruta" en el principio que ilustre la organización de su charla. Si usted no tiene realmente un camino sólido de lógica y estructura, entonces una diapositiva de resumen será inutil. De hecho, la audiencia puede irritarse aún más, puesto que usted presentó una organización al principio que después no puede seguir, con una presentación que se embrolla y carece de foco.

1.7 ¿ dakara nani?
En japonés me digo a menudo, ¿"dakara nani?" que traducido libremente significa "¿y qué?" Uso esto a menudo mientras que estoy preparando mi material. Cuando construya el contenido de su presentación póngase en el lugar de su audiencia y pregunte "¿y qué?" Realmente hágase las preguntas difíciles en el proceso de planificación. ¿Por ejemplo, es su objetivo relevante? Puede esta de moda, pero ¿es importante o ayuda a su historia de manera importante... o es accesorio? Usted ha sido oyente y se ha preguntado seguramente si lo que el presentador decía era relevante o apoyaba su objetivo. "¿y qué?" usted se dijo probablemente "¿y qué?" – hágase siempre esta pregunta. Si usted no puede contestar a esa pregunta, después saque ese pedacito de contenido de su charla.

1.8 ¿Puede usted pasar la "prueba del ascensor"?
Compruebe la claridad de su mensaje con la prueba del ascensor. Este ejercicio le fuerza a "vender" su mensaje en 30-45 segundos. Imagínese que esta es la situación: Usted planea lanzar una nueva idea al jefe de la comercialización de producto en su compañía, una compañía de fabricación tecnológica que es lider mundial. Tanto la planificación como los presupuestos están ajustados; esto es una oportunidad extremadamente importante para usted si usted tiene éxito consiguiendo la autorización del equipo ejecutivo. Cuando usted llega a la puerta de la oficina de la vicepresidente, ella sale repentinamente con el abrigo y la cartera en la mano y ladra, "...lo siento, ha habido un imprevisto, dame una charla mientras bajamos a la calle..." Imagine tal panorama. ¿Podría usted vender su idea en el tiempo que tarda en bajar en el ascensor y llegar al aparcamiento? De acuerdo, el panorama es inverosímil, pero posible. Lo que es muy posible, sin embargo, es que se le pida sin aviso previo que acorte su charla de, por ejemplo, 20 minutos a 10 minutos (o de una una hora a 30 minutos) ¿podría hacerlo? Puede que nunca tenga que hacerlo, pero practicar lo que podría hacer en ese caso le obliga a simplificar y clarificar el mensaje.

El autor, Ron Hoff ("Puedo Verle Desnudo" o "I Can See You Naked") nos recuerda que su presentación debe poder pasar la prueba de David Belasco mientras que usted está en la etapa de planificación. David Belasco era un productor que insistió que la idea central para cada obra existosa que él produjo se podría escribir como una frase simple en el reverso de una tarjeta de visita. Inténtelo. ¿Puede usted cristalizar la esencia del contenido de la presentación y escribirla en la parte posteriora de una tarjeta de visita? Si la tarea es imposible para usted, entonces puede querer pensar otra vez y reconstruir su mensaje. Esto es algo que debería hacer, desde luego, antes de ni siquiera abrir el PowerPoint

1.9 El arte de contar historias
Las buenas presentaciones incluyen historias. Los mejores presentadores ilustran sus ideas usando historias, a menudo personales. La manera más fácil de explicar ideas complicadas es con ejemplos o compartiendo una historia que la subraye. Las historias son fáciles de recordar para la gente. Si usted quiere que su audiencia recuerde su contenido, entonces encuentre la forma de hacerla relevante y memorable para ellos. Usted debe intentar llegar con historias o ejemplos buenos, cortos e interesantes para apoyar los aspectos importantes.
Además, es útil pensar en su presentación de 30’ como en una oportunidad para contar una historia. Las buenas historias tienen interés, principios claros, el contenido provocativo y que engancha en el centro, y una conclusión clara, lógica. He visto presentaciones bastante buenas (sin embargo no excelentes) que se hicieron normalmente con gráficos normales, pero fueron relativamente eficaces porque el presentador contó historias pertinentes de manera clara y sucinta para apoyar sus ideas. La audiencia necesitan oír (y ver) sus ideas ilustradas.

1.10 Confianza -- cómo conseguirla
Cuanto más dominado tenga el material menos nervioso estará. Si ha dedicado tiempo a construir el flujo lógico de su presentación, a diseñar material profesional y apropiado de apoyo, habrá mucho menos motivo para ponerse nervioso. Y si ha ensayado con un ordenador y un proyector reales (si se asume que está utilizando slideware) varias veces, su nerviosismo se irá deshaciendo. Tememos lo que no sabemos. Si conocemos bien el material y hemos ensayado, conocemos el orden de las diapositivas y hemos preparado las preguntas, entonces hemos eliminado mucho (pero no todo) lo desconocido. Cuando usted quita lo desconocido y reduce la ansiedad y el nerviosismo, después la confianza es algo que naturalmente reemplazara la ansiedad.

Pronto la segunda parte: "Los 10 mejores trucos para presentar"
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